Dibujo
PowerPoint es un programa orientado a la creación de presentaciones
gráficas (como si fuera un conjunto de diapositivas), disponiendo para el
Usuario amistosas herramientas que facilitarán notablemente su trabajo.
Con estas presentaciones se puede preparar transparencias o mostrarlas
directamente en pantalla.
La ayuda de PowerPoint se manifiesta a través de sugerencias,
recomendaciones, asistentes de diseño, plantillas de diapositivas, diseños
automáticos predefinidos, etc. Se puede agregar efectos especiales para la
transición entre una diapositiva y otra.
Se aplican numerosos conceptos adquiridos al usar MS Word y MS Excel,
principalmente en lo que se refiere a edición de textos. Puede incorporar
archivos completos o partes de ellos en sus presentaciones.
Una Presentación de PowerPoint consiste en un conjunto de diapositivas,
documentos para los participantes, notas para el orador y el esquema. Las
Diapositivas corresponden a las “páginas” de la presentación. Estas
pueden tener títulos, textos, gráficos, imágenes prediseñadas, formas;
puede imprimirlas a color o en blanco y negro. Los Documentos son las
diapositivas impresas en tamaño mínimo, los cuales se pueden imprimir
para generar apuntes o entregarlos a los participantes de una charla, etc.
Los Esquemas muestran la estructura de su presentación a través de una
especie de índice con los títulos y texto principal, pudiendo igualmente
imprimirse como complemento de la presentación.
INGRESO A POWERPOINT
Para iniciar el uso de Power Point solo basta con pulsar en la Barra de
Herramienta el icono y se abrirá la aplicación o a partir del menú de
Inicio, señalizar Programas y luego pulsar en Microsoft PowerPoint.
ABRIR UNA PRESENTACION NUEVA
Al abrir la aplicación esta mostrará el siguiente cuadro de diálogo inicial en
el que se define cómo se iniciará la creación de la presentación.
Presenta cuatro opciones:
· Asistente para autocontenido, el que luego de preguntarle el tipo
de presentación a crear y su título, creando a continuación una serie
de diapositivas con información de muestra que el usuario reemplaza
por la adecuada a su caso particular.
· Plantilla, que contienen el diseño básico de la presentación, y que el
Usuario debe escoger para luego incorporarle la información
correspondiente.
· Presentación en blanco, que da paso al cuadro de diálogo Nueva
diapositiva donde se puede elegir el tipo de diapositiva inicial que se
desea insertar. Hay varios modelos (24).
· Abrir una presentación existente, que da paso al cuadro de diálogo
Abrir, donde puede seleccionar una presentación ya creada con la que
desea trabajar, ya sea para visualizarla o para introducir
modificaciones.
Asistente para autocontenido
Después que éste se inicia, aparece el primer cuadro de diálogo, que
informa los pasos del proceso de creación asistida (automática) de la
presentación.
Se debe pulsar Siguiente para iniciar el proceso mismo.
Se presenta un nuevo cuadro de diálogo en el cual se debe elegir una
Categoría (General, Corporativo, Proyectos,...) y dentro de ésta el Tipo de
Presentación que se va a crear.
Se debe pulsar Siguiente para continuar el proceso.
El cuadro de diálogo siguiente consulta ¿Cómo impartirá la presentación?:
presentación estándar o vía Internet.
Pulsar Siguiente.
El nuevo cuadro de diálogo solicita indicar el tipo de presentación que se
usará luego de terminada y si desea imprimir documentos o no.
El siguiente cuadro de diálogo solicita la información básica para la
diapositiva inicial o de título.
Pulsar Siguiente y luego Terminar, obteniéndose finalmente una
presentación completa en el formato de vista Esquema.
En la ventana de trabajo aparece en forma “esquemática” lo que el
Asistente para autocontenido ha definido como presentación según las
opciones escogidas por el Usuario. En ella basta reemplazar, modificar,
eliminar los datos de muestra presentados.
Para invocar la ayuda del Asistente de autocontenido en cualquier otro
momento se debe:
1. Elegir Nuevo en el menú Archivo de la Barra de Menú
2. Activar la ficha Presentaciones
3. Pulsar dos veces en el icono de Asistente para autocontenido
4. Luego PowerPoint realizará los mismos pasos indicados
anteriormente
5. Finalizados los cambios escoger Guardar en el menú Archivo de la
Barra de Menú
VISUALIZACION DE UNA PRESENTACION
Hay varios modos de visualización de las diapositivas, según el propósito
del momento:
· Esquema que permite una excelente forma de visualizar los puntos
desarrollados en la presentación. Corresponde a la vista que entrega
el Asistente para autocontenido al finalizar su ayuda (ver imagen
reciente). Para cambiar a este tipo de vista, pulse el botón Vista
Esquema en la parte inferior izquierda de la pantalla.
· Diapositiva donde se podrá agregar texto e imágenes a las
diapositivas, una a una. Se puede también modificar el tamaño de la
vista con el zoom.
clasificador de Diapositivas en que se puede ver la presentación
entera, facilitando las operaciones de agregar, borrar y mover
diapositivas. Para esto pulse el botón Vista Clasificador de
diapositivas en la parte inferior izquierda de la pantalla.
· Página de Notas que permite escribir las notas que el orador
utilizará durante la presentación. Para esto pulse el botón Vista
Página de Notas en la parte inferior izquierda de la pantalla.
· Presentación con diapositivas que muestra la presentación tal
como la verá la asistencia presente, diapositiva a diapositiva.
ejercicio:
con la ayuda del Asistente para autocontenido, prepare una carátula de
presentación de este curso que contenga información general y personal
1. Seleccione Nuevo dentro de Archivo en la Barra de Menú
2. En la etiqueta Presentaciones seleccione Asistente para autocontenido
(haga doble clic)
3. En Tipo de presentación elija Anuncio o folleto
4. En Título: Curso de PowerPoint
5. En Nombre: Su propio nombre
6. En Información adicional: Metro S.A. - 1997
Cuando pulse Terminar aparecerá el Esquema de la Presentación recién
preparada.
7. En Nombre del Evento: Cóctel de Navidad
8. En Hora: 18:30 horas
9. En Fecha: 23 de diciembre
10. En Más Información: ¡IMPORTANTE!
11. En Material: Llevar servilleta y vajilla completa
12. En Instrucciones: También torta y bebida
13. En Teléfono: Su anexo personal
Luego visualice la presentación creada, revisando todas las diapositivas
usando las cinco formas vistas anteriormente: Esquema, Diapositiva,
Clasificador de Diapositivas, Página de Notas y Presentación con
diapositivas (posicionarse en la primera diapositiva y avanzar con
sucesivos clic del ratón)
Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx1 ( nn : número de lista, xxx :
iniciales del nombre )
CREAR PRESENTACION A PARTIR DE UNA PLANTILLA
PowerPoint ofrece una serie de plantillas predefinidas que el Usuario
puede elegir para su presentación. La plantilla proporciona el formato y
otros elementos de diseño que le dan un cierto carácter o estilo a la
presentación.
1. En el cuadro de diálogo inicial de PowerPoint pulse Plantilla, o bien,
Elegir Nuevo en el menú Archivo de la Barra de Menú y active la ficha
Diseño de presentaciones
Al pulsar los iconos correspondientes a los diseños se verá a la derecha de
pantalla el diseño de la plantilla seleccionada.
2. Se pulsa dos veces el diseño escogido y aparecerá el cuadro de diálogo
Nueva diapositiva donde se puede elegir el formato básico para la
primera diapositiva de la presentación. Pulse luego Aceptar.
Aparecerá entonces una diapositiva bajo la vista de Diapositiva,
dispuesta para realizar el ingreso de la información deseada.
Si en el paso 2 escogiéramos el diseño de la esquina inferior izquierda,
aparecerá una plantilla que ofrece marcadores de posición (marcos
punteados que predeterminan la posición donde se insertará la
información : texto, gráficos, etc.) para el título, texto y una imagen.
Ejercicio
Cree una diapositiva con un diseño que permita colocar el siguiente título:
Menú del Día, y que en el resto del texto se indique la entrada, plato de
fondo, postre, bebida y valor. Elija una plantilla a gusto.
1. Seleccione Nuevo dentro de Archivo en la Barra de Menú
2. En la etiqueta Diseño de presentaciones seleccione un diseño a gusto
3. En Nueva dispositiva escoja la segunda opción de la fila superior
4. Ingrese el Título
5. Ingrese los componentes del Menú del Día, con las viñetas disponibles o
si prefiere cambiándola, en forma análoga a como lo hacía en Word.
Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx2 ( nn : número de lista, xxx :
iniciales del nombre )
AGREGAR DIAPOSITIVAS
1. Pulse el botón Nueva diapositiva en la Barra de Herramientas
2. Elija el formato de la nueva diapositiva en el cuadro de diálogo Nueva
diapositiva
3. Pulse Aceptar
Se agrega una nueva diapositiva a continuación de la seleccionada.
ELIMINAR DIAPOSITIVAS
1. Seleccionar la diapositiva a eliminar
2. Elija Eliminar en el menú Edición de la Barra de Menú
COPIAR O DUPLICAR DIAPOSITIVAS (dentro de una misma
presentación)
1. Seleccionar la diapositiva a copiar
2. Elija Duplicar en el menú Insertar de la Barra de Menú
MOVER DIAPOSITIVAS (dentro de una misma presentación)
1. Pulse el botón Vista Clasificador de diapositivas
2. Pulse en la diapositiva que desea trasladar
3. Arrastre la diapositiva hasta la posición deseada, que será indicada en
la ventana con una barra vertical
Ejercicio
A partir de la diapositiva del Menú del Día prepare una presentación del
Menú de la Semana, agregándole las diapositivas necesarias e
identificando el día a que corresponde. Debe quedar en orden de lunes a
viernes.
Cada día debe tener una nueva viñeta.
Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx2 ( nn : número de lista, xxx :
iniciales del nombre )
AGREGAR TEXTO
La primera forma de agregar texto a una diapositiva es digitarlo
directamente en el marcador de posición (aparece demarcado por una
línea punteada).
Si es necesario agregar texto fuera del área indicada por el marcador de
posición, se utiliza la herramienta Cuadro de texto de la Barra de
Herramientas Dibujo
Según el área destinada al texto que se va a agregar, el cuadro de texto
puede ser fijo o variable:
· Para una dimensión fija del cuadro de texto, pulse el botón Cuadro de
texto y luego arrástrelo en la diapositiva fijando la dimensión del
recuadro y luego empiece a escribir. Si se sobrepasa el final del
recuadro se agregará una nueva línea automáticamente, cambiando
solo la altura del recuadro.
· Para una dimensión variable, pulse el botón Cuadro de texto y luego
simplemente empiece a escribir el texto deseado. El ancho del
recuadro se alarga, ajustándose al texto que se agrega.
MODIFICAR CUADRO DE TEXTO
Para modificar el formato mismo del cuadro de texto, elija Cuadro de
texto en Formato de la Barra de Menú.
· En el apartado Margen interno defina las medidas para aumentar la
distancia entre el texto y el borde del cuadro de texto
· Seleccione la ficha Colores y Líneas para determinar el tipo y color de
línea del marco del cuadro de texto como también el color de relleno.
MODIFICAR TEXTO
En general se aplican los mismos conceptos de formato de texto
desarrollados en Word y Excel.
Para cambiar el formato del texto agregado se puede utilizar las opciones
de Formato de la Barra de Menú (Fuente, Alineación, Viñetas, Color,
etc.), los botones de la barra de herramientas Formato o algunas de las
opciones de la barra de Dibujo.
Ejercicio
Modifique el texto, los márgenes y bordes de los cuadros de texto en la
presentación del Menú de la Semana.
Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx3 ( nn : número de lista, xxx :
iniciales del nombre )
DIBUJAR Y MODIFICAR OBJETOS
Con PowerPoint se puede crear y modificar objetos de dibujo utilizando la
barra de herramientas de Dibujo, aplicar efectos especiales, como
sombras o efectos 3D, girar y reflejar objetos, agrupar y desagrupar
elementos y cambiar el orden de un conjunto de objetos superpuestos
para conseguir que unos queden por encima de otros.
AUTOFORMAS
PowerPoint provee de un conjunto de formas predeterminadas, listas para
ser incorporadas a las presentaciones. Se puede cambiar sus
características según sea necesario.
El menú Autoformas de la barra de herramientas de Dibujo entrega varios
tipos o categorías de formas.
Para agregar una autoforma:
1. Pulsar en Autoforma en la barra de herramientas de Dibujo
2. Se despliega un menú con las categorías de autoformas existentes
3. Seleccionar la categoría y después pulse la forma a insertar
4. Inserte luego la autoforma en la diapositiva
Para mantener el tamaño predefinido de la forma, pulse en la
diapositiva
Para cambiar el tamaño predefinido, arrastre el puntero del mouse
hasta alcanzar el tamaño deseado. Para mantener la proporcionalidad de
la figura, mantenga presionada la tecla MAYUSCULAS mientras efectúa el
arrastre.
SOMBRAS
Se puede aplicar sombra a un objeto.
1. Seleccione el objeto al que se desea agregar una sombra.
2. Pulsar el botón de Sombra en la barra de herramientas de Dibujo. Se
despliega una paleta de opciones.
3. Pulse la opción deseada. Si desea cambiar el color o el desplazamiento
de una sombra, pulse en Configuración de sombra y elija lo deseado.
En forma análoga se trabaja con efectos 3D aplicables a objetos.
Ejercicio
Confeccione la diapositiva indicada y aplique sombras a las diferentes
autoformas.
INSERTAR IMAGENES PREDISEÑADAS
PowerPoint incorpora una Galería de Imágenes prediseñadas, las que
pueden incorporarse a la presentación siguiendo los siguientes pasos:
1. Seleccionar Imagen en Insertar de la Barra de Menú
2. Seleccionar Imágenes prediseñadas
O bien,
1. Pulse el botón Insertar imagen prediseñada de la Barra de
Herramientas
2. Recorra el catálogo de imágenes prediseñadas y escoja la deseada
3. Pulse dos veces sobre la imagen escogida. Se insertará en la diapositiva
activa.
Ejercicio
Prepare la siguiente carta, la que debe animarse con todas las facilidades
de PowerPoint que ha visto hasta ahora.
“El Sr. Gerente nos invitó a una reunión para informarnos los resultados
institucionales y financieros del presente año. Nos dijo que somos la
primera empresa de América en el área del transporte urbano. Somos
más que tigres..... ¡Somos Leones! .... De nosotros depende la
continuidad del éxito y bienestar de todos. Démonos la mano y
brindemos”
Así como se inserta Imágenes Prediseñadas, PowerPoint permite insertar
Tablas de Word y a la vez utilizar todas las opciones de formatos
disponibles en ese programa, para lograr un diseño atractivo.
Igualmente se puede insertar Gráficos Estadísticos, Hojas de Cálculo y
Gráficos desde Excel.
ORGANIGRAMAS
PowerPoint utiliza una aplicación independiente, denominada Microsoft
Organization Chart para incorporar objetos del tipo organigrama en las
presentaciones. Al pulsar dos veces sobre el organigrama insertado se
accede a todas las funciones de edición del programa original.
1. Pulse en Diseño de la diapositiva en la Barra de herramientas
2. Pulse en el diseño Organigrama y después en Aplicar. Aparecerá una
nueva diapositiva como la que sigue
3. Pulse dos veces en el marcador de posición del organigrama
4. Para introducir texto seleccione el texto de un cuadro y escriba el nuevo
texto. El cuadro ajustará su tamaño al contenido automáticamente.
5. Aplique las inserciones de nuevos cuadros según la relación
organizacional que vaya a describir., utilizando la herramienta
correspondiente
6. Puede cambiar el formato al organigrama seleccionando Estilos
Ejercicio
Prepare el organigrama de la gerencia a la cual pertenece, indicando los
nombres y cargos de las respectivas jefaturas.
CREAR PÁGINAS DE NOTAS
Cada diapositiva de la presentación tiene su correspondiente página de
notas
1. Seleccionar Página de notas en el menú Ver de la Barra de
Herramientas
Como se puede ver, aparece una presentación reducida de la diapositiva y
en la parte inferior un marcador de posición para introducir las notas
2. Pulse en el cuadro de notas e introduzca los comentarios
correspondientes.
CREAR DOCUMENTOS
Permite la entrega a los asistentes de un documento recordatorio de la
presentación. Puede ser utilizado también como folletos a distribuir.
1. Seleccionar Patrón en el menú Ver de la Barra de Herramientas
2. Pulse Patrón de documentos
3. Elija el tipo de diseño que desea utilizar pulsando en los botones de la
barra de Herramientas Patrón de documentos que aparece en la pantalla
4. Agregue los elementos que desee al patrón de documentos: texto,
imágenes, encabezados o pies de página, fecha, hora, etc.
5. Pulse Cerrar en la Barra de Herramientas Patrón
INCORPORAR ENCABEZADOS Y PIES
Se puede definir encabezados y pies de página, con información de de
fecha, hora, nº de la diapositiva, un título específico, etc.; y que aparecerá
en la parte superior e inferior de la diapositiva.
1. Seleccionar Encabezado y pie de página en el menú Ver de la Barra
de Herramientas
2. Seleccione la etiqueta según a lo que le agregará en encabezado o pie
de página
Elija las opciones correspondientes en este cuadro
3. Elija si va agregar la información a la diapositiva actual (pulse Aplicar)
o todas las diapositivas de la presentación (pulse Aplicar a todas).
CONFIGURAR PAGINA
Este cuadro de diálogo permite establecer características de la impresión
que se va a realizar de la presentación.
1. Elija Configurar página en Archivo de la Barra de Menú
Todas las opciones de configuración obedecen a los mismos objetivos
vistos en Word y/o Excel.
La particularidad está en que las Notas, documentos y esquemas pueden
tener una orientación diferente a las diapositivas, lo que se reflejará en la
impresión.
IMPRIMIR UNA PRESENTACION
Este cuadro de diálogo permite establecer características de la impresión
que se va a realizar de la presentación.
1. Elija Imprimir en Archivo de la Barra de Menú. Aparece el siguiente
cuadro de diálogo
en que lo particular es definir las opciones presentadas en la parte inferior
del cuadro
· Ajustar al tamaño del papel, se reduce o amplía las imágenes de las
diapositivas para llenar la página impresa
· Enmarcar diapositivas, se agregará un marco fino alrededor del
borde de las diapositivas, documentos y páginas de notas impresas
· Blanco y negro puros, se imprimirá la presentación completa solo en
blanco y negro
· Blanco y negro, optimiza el aspecto de las diapositivas en color
cuando se imprimen en una impresora en blanco y negro.
El cuadro de lista Imprimir (parte inferior) ofrece las siguientes opciones:
· Diapositivas, se imprimen las diapositivas una por página
· Documentos, se imprimen 2,3 o 6 diapositivas por página
· Páginas de notas, se imprimen las páginas de notas para el orador
· Vista Esquema, se imprime el esquema de la presentación
En todas las opciones está la posibilidad de seleccionar un rango de
diapositivas a imprimir.
Ejercicio
Imprima la presentación POWnnxxx2 (Menú de la Semana) generando
una página de notas para el día miércoles y un documento de toda la
presentación resumido en una sola hoja.
CONFIGURAR UNA PRESENTACION
Preparada la presentación en cuanto a su contenido, debemos
preocuparnos ahora de ejecutar su exhibición.
Algunos efectos especiales que se puede aplicar en esta etapa son:
· temporización, esto es ¿Cuánto tiempo permanecerá expuesta cada
diapositiva?
· transición esto es ¿cómo aparece o desaparece una diapositiva?
Establecer manualmente los intervalos de transición
1. En la vista Diapositiva o Clasificador de dispositivas, seleccione la
diapositiva o diapositivas cuyos intervalos desee establecer.
2. Elija la transición de diapositiva en el menú Presentaciones para
acceder al cuadro de diálogo siguiente.
3. Determine cuándo ha de tener lugar la transición:
· Active la casilla de verificación Automáticamente después de, e
introduzca el número de segundos que desee que la diapositiva
permanezca en la pantalla, para que se cambie automáticamente de
diapositiva transcurrido dicho intervalo
· Si desea que la diapositiva siguiente aparezca al pulsar con el
mouse o que aparezca automáticamente después de un cierto
número de segundos, active las casillas de verificación Al hacer clic
con el mouse se y Automáticamente después de.
4. Establezca el alcance de la selección realizada:
· Para aplicar el intervalo a las diapositivas seleccionadas, pulse en el
botón Aplicar
· Para aplicar el intervalo a todas las diapositivas, pulse Aplicar a
todas
5. Repita el proceso para cada diapositiva cuyo intervalo de aparición
desee establecer.
Establecer automáticamente los intervalos de transición
1. Elija Ensayar intervalos en el menú Presentación para iniciar la
presentación en modo de ensayo. Se mostrará entonces la primera
diapositiva de la presentación junto con un cuadro de diálogo de control
temporal y de avance
2. Pulse el botón de Avance cuando esté preparado para pasar a la
siguiente diapositiva.
3. Cuando llegue al final de la presentación, pulse SI en el cuadro de
diálogo que aparecerá en pantalla para aceptar los intervalos, o NO para
volver a intentarlo.
Agregar Efectos de Transición
En el cuadro de diálogo Transición de diapositiva visto antes podemos
definir la forma en que se pasará de una diapositiva a otra
1. Seleccione la o las diapositivas a las que desee agregar una transición
2. Seleccione Transición de dispositivas en el menú Presentación
3. Seleccione en la lista Efecto el tipo de transición deseado. En el cuadro
de muestra podrá ver una representación de lo que se consigue con cada
una de las opciones.
4. Establezca el ámbito del efecto ( Aplicar o Aplicar a todas).
